Door een voorvalletje in de familie, waarbij iemand een pannetje op een sudder pitje liet staan en bij thuiskomst een zwart geblakerde keuken vol dikke zwarte rook aantrof, kwam ik op deze uitspraak die ik heel vaak in mijn trajecten gebruik:

“alles dat suddert, brand een keer aan”

En nu hoor ik je denken:”wat heeft dit nu weer met organisatie coaching te maken?”

Nou, om precies te zijn; alles!

Miscommunicatie bron van langdurig ziekteverzuim

In organisaties werken mensen samen. Collega’s en leidinggevenden zijn continu met elkaar in gesprek over hoe het werk moet worden uitgevoerd en wat de resultaten daarvan moeten zijn. En waar mensen samenwerken, gebeuren dingen. Veelal worden dingen gezegd – met de meest goede bedoelingen – maar die kunnen tóch verkeerd overkomen. En ja, in een enkel geval worden dingen ook wel eens bewust verkeerd gebracht.

Communicatie is niet voor niets een écht vakgebied en ook nog eens één van de meest ingewikkelde vakken om goed uit te voeren. Niet iedereen is hierin even handig van de tongriem gesneden. De een weet sneller iets te zeggen dan de ander al zegt dat niets over de effectiviteit van hetgeen er gezegd wordt.

Soms krijg je gewoon de juiste intentie niet goed over gebracht en dan kan het zijn dat de ander jouw boodschap verkeerd ontvangt. Heel vervelend want dit is voor heel veel organisaties een groot struikelblok. Medewerkers en leidinggevenden die niet meer met elkaar in gesprek durven te gaan omdat ze de ander vermijden, op hun tenen lopen en uiterst voorzichtig worden in hoe en wat ze nog zeggen tegen de ander.

Inmiddels kan ik niet meer op twee handen natellen hoe vaak ik in organisaties iemand hoor zeggen:”Nou, die kan je beter links laten liggen, want anders krijg je de wind van voren”. Een negatief geladen oordeel gebaseerd op vaak maar één enkele ervaring met die andere persoon. Er wordt veel te veel uitgegaan van veronderstellingen die nauwelijks tot niet onderbouwd zijn (lees: niet gecheckt met de ander).

Dat dit soort miscommunicatie aan de basis ligt van werkgerelateerde stress en daardoor een onderdeel is van langdurig ziekteverzuim onder medewerkers is iets dat nog maar weinig organisaties onder ogen (durven) zien.

Dankzij mijn cultureel leiderschap programma krijg ik inzicht in veel zaken waaronder de verzuimcijfers van organisaties. En daar waar het langdurig verzuim betreft, komt vaak naar boven dat het verzuim al lange tijd terug is ontstaan door onderlinge misverstanden. Misverstanden die in een vroeg stadium uit de weg geruimd hadden kunnen zijn. Maar door handelingsverlegenheid (lees: het niet hebben van de juiste kennis over het ‘hoe’) van collega’s onderling is het verzand in een sfeer van onderling wantrouwen waardoor de sfeer behoorlijk is verziekt.

Als een medewerker eenmaal in langdurig ziekteverzuim is beland, wordt het een hele (dure!) klus om die persoon weer terug te laten keren in het arbeidsproces.

Ten eerste duur omdat je als werkgever die medewerker moet vervangen. Je krijgt er de kosten van een revalidatie proces bij en ook de arbo- of bedrijfsarts werkt niet gratis. Daarnaast levert het extra druk op de overige medewerkers omdat die taken erbij krijgen die anders door die ene medewerker werden gedaan. Een kettingreactie aan langdurig ziekteverzuim ligt voor de deur te wachten.

Liever achteraf…

Weinig organisaties beseffen dit en blijven dus curatief werken; proberen om de schade achteraf zo beperkt mogelijk te houden. Logisch, want als je achteraf begint met schoonmaken, weet je precies hoeveel middelen je nodig hebt voor een blinkend resultaat.

Totdat het moment aanbreekt dat het besef door sijpelt dat de preventieve aanpak vele malen goedkoper is dan steeds achteraf in actie moeten komen.

HR als business partner

Er zijn nog zóveel HR-teams alleen maar bezig met brandjes blussen in plaats van werken aan oplossingen die het HR-werk vele malen waardevoller maken voor de organisatie. Simpelweg omdat de organisatie niet preventief durft te acteren uit – een ónterechte – angst dat er teveel geld wegvloeit aan iets dat misschien wel maar misschien ook niet gaat gebeuren.

Het wordt hoog tijd dat HR-teams hun management gaan opvoeden en laten inzien dat het wel degelijk loont om preventief aan de slag te gaan en zo HR een belangrijke business partner van de organisatie te laten worden.

In de trajecten waarbij ik organisaties coach, laat ik zien hoe met – vaak simpele – methoden langdurig ziekteverzuim kan worden voorkomen. Door bijvoorbeeld iedereen te leren hoe je op effectieve wijze feedback geeft aan een ander. Of door een gesprekstechniek aan te leren waardoor medewerkers geleerd wordt om door te vragen in plaats van aan te nemen wat de ander zegt (nee, géén ‘lsd’ want die schiet tekort in effectiviteit).

Dit heeft álles te maken met cultureel leiderschap in de organisatie. En dat gaat er niet om wie ‘de échte baas’ is maar over de informele leiders en over de onderstroom in de organisatie en wat zich daar allemaal in afspeelt.

Om kort te gaan; het draait in organisaties er om hóé iedereen met elkaar omgaat. En dat dit veelal niet goed uit de verf komt, ligt besloten in oude, niet-effectieve gewoonten die verward wordt met ‘bedrijfscultuur’.

Als je wilt dat jouw organisatie een aantrekkingskracht op nieuwe medewerkers gaat krijgen, zul je meer moeten doen dan alleen een goed salaris bieden en extra vrije dagen. Dat gaat voorbij de vele mooie regelingen die tegenwoordig in de vacatures worden opgediend. Want alleen met het kunnen sparen voor een een elektrische fiets of een bijdrage in de kosten van de sportschool ben je nog lang niet aan het werken aan langdurige inzetbaarheid en vitaliteit.

En zolang je blijft werken zoals altijd en alleen maar mooie beloften doet in de vacatures krijg je niet de mensen die jouw organisatie écht vooruit gaan helpen.

Kortom; stop met het pannetje op een sudder pitje zetten en laat de boel niet overkoken maar grijp nu de kans die je geboden wordt om écht stappen te maken naar een gezonde organisatie waarin werkgerelateerde stress tot het verleden behoort.